لماذا تحتاج كل منشأة إلى سياسات وإجراءات مكتوبة؟

من أكثر المشكلات التي تواجه المنشآت النامية اعتماد العمل على الأشخاص بدلاً من الأنظمة. وعندما يغادر أحد الموظفين أو المديرين، تبدأ حالة من الارتباك بسبب عدم وجود آلية واضحة لإدارة الأعمال.

هنا تظهر أهمية السياسات والإجراءات المؤسسية.

السياسات تمثل القواعد والمبادئ التي تنظم العمل وتوضح ما هو مسموح وما هو غير مسموح، بينما توضح الإجراءات الخطوات العملية لتنفيذ الأعمال بشكل موحد ومنظم.

وجود السياسات والإجراءات يساعد المنشأة على تحقيق العديد من الفوائد، منها:

وعلى سبيل المثال، عندما تمتلك المنشأة إجراءً واضحاً للتوظيف أو المشتريات أو خدمة العملاء، فإن جميع العاملين ينفذون العمل بنفس المعايير بغض النظر عن الأشخاص القائمين على التنفيذ.

كما أن السياسات والإجراءات تساهم في تقليل الاعتماد على الاجتهادات الفردية وتحويل المعرفة من الأشخاص إلى المؤسسة نفسها.

ولهذا السبب نجد أن المنشآت الأكثر استقراراً ونمواً هي تلك التي تعتمد على الأنظمة والإجراءات الواضحة بدلاً من الاعتماد على الخبرات الشخصية فقط.

فالنجاح المؤسسي الحقيقي لا يتحقق عندما يعرف شخص واحد كيفية إنجاز العمل، بل عندما تصبح المؤسسة بأكملها قادرة على تقديم نفس المستوى من الجودة والاستمرارية مهما تغير الأفراد.